Coordonnateur(trice) aux Événements et Adjoint(e) Administratif(ve)Coordonnateur(trice) aux Événements et Adjoint(e) Administratif(ve)

<p class="text-node">Rejoignez l'équipe de l'Hôtel St Paul !&nbsp;</p><p class="text-node">L'Hôtel St Paul, joyau architectural au cœur du Vieux Montréal, recherche une coordonnatrice aux évènements et adjointe administrative talentueuse pour enrichir son équipe.&nbsp;</p><p class="text-node">Votre mission : Assister dans la planification et la coordination des évènements tout en soutenant les tâches administratives du bureau.&nbsp;</p><p class="text-node">Responsabilités principales :&nbsp;</p><p class="text-node">Volet coordination des groupes et réunions (90%)&nbsp;</p><ul class="list-node"><li><p class="text-node">Coordonner et planifier les groupes et réunions dès la signature du contrat jusqu'à la conclusion de l'évènement, en répondant aux besoins des clients et en adoptant une approche proactive.&nbsp;</p></li></ul><ul class="list-node"><li><p class="text-node">Agir comme point de contact principal pour le client, cerner ses besoins et désirs, anticiper ses demandes et assurer le bon déroulement de l'évènement (audio-visuel, nourriture et boisson, mise en place des salles).&nbsp;</p></li></ul><ul class="list-node"><li><p class="text-node">- Collaborer étroitement avec les départements de restauration, entretien ménager, et technique pour s'assurer que chaque détail soit en place.&nbsp;</p></li></ul><ul class="list-node"><li><p class="text-node">Préparer le calendrier hebdomadaire des groupes et réunions et expliquer le déroulement de chaque évènement à tous les chefs de service lors de la réunion hebdomadaire des banquets.&nbsp;</p></li></ul><ul class="list-node"><li><p class="text-node">Planifier et organiser les besoins supplémentaires des clients.&nbsp;</p></li></ul><ul class="list-node"><li><p class="text-node">Prendre les dépôts, répondre aux demandes de facturation directe et envoyer les factures finales.&nbsp;</p></li></ul><ul class="list-node"><li><p class="text-node">Créer les groupes dans le système de gestion, et sur réception des listes des participants, les faire suivre aux réservations.&nbsp;</p></li></ul><ul class="list-node"><li><p class="text-node">Assurer la satisfaction client en anticipant les besoins, gérant les imprévus, et répondant efficacement aux demandes pour créer des expériences mémorables.&nbsp;</p></li></ul><ul class="list-node"><li><p class="text-node">Effectuer un suivi auprès des clients après les évènements et gérer les remarques éventuelles des clients.&nbsp;</p></li></ul><ul class="list-node"><li><p class="text-node">Préparer des rapports post-évènement afin de mesurer le succès des groupes/réunions et proposer des améliorations pour les futurs évènements.&nbsp;</p></li></ul><ul class="list-node"><li><p class="text-node">Mettre en place des processus visant à améliorer l'expérience client pour les futurs évènements.&nbsp;</p></li></ul><p class="text-node">Volet soutien administratif à la direction (10%)&nbsp;</p><ul class="list-node"><li><p class="text-node">Assister l’équipe de direction, en particulier le Directeur Général, dans les aspects administratifs au besoin.&nbsp;</p></li></ul><p class="text-node"></p>