Coordonnateur VentesCoordonnateur Ventes

<p></p> <ul> <li> §  Supporter les gestionnaires des ventes dans leurs tâches administratives et faire des appels pour trouver les informations de clients potentiels;<p></p> </li> <li> §  Coordonner les détails concernant les groupes;<p></p> </li> <li> §  Maintenir à jour les inventaires de chambres et les informations des groupes dans le système d’exploitation des ventes;<p></p> </li> <li> §  Remplacer les gestionnaires et la coordonnatrice banquet dans leurs fonctions lorsque nécessaire;<p></p> </li> <li> §  Accueillir, diriger et répondre aux besoins (photocopie, courriel ou fax) et aux questions des clients lorsqu’ils se présentent au bureau de l’administration;<p></p> </li> <li> §  Assister la Directrice des ventes dans ces fonctions;<p></p> </li> <li> §  Exécuter toutes autres tâches administratives tel que répondre au téléphone, prendre des messages, diriger les courriels et les appels au bon département.<p></p> </li> </ul> <p>Listes de tâches au niveau de la supervision des groupes</p> <p></p> <p></p> <p></p> <ul><li> <p>§  Créer les blocs de groupes dans Opera + washer</p> <p></p> <p></p> <p>§  Activer les groupes dans Passkey</p> <p></p> <p></p> <p>§  Mise à jour des groupes dans Passkey ( Suivi chaque semaine pour s’assurer qu’il reste des chambres s’il doit en rester et de fermer les réservations si on est plein</p> <p></p> <p></p> <p>§  Demander la liste de réservations aux groupes ( Heures d’arrivée, de départ, le type de clients) </p> <p></p> <p></p> <p>§  Entrer les listes de réservations dans le système et les envoyer au client pour une 2e vérification. </p> <p></p> <p></p> <p>§  Demander au client s’il utilise le service de déjeuner ou de bagage et les heures auxquelles ils en ont besoin </p> <p></p> <p></p> <p>§  Vérifier le besoin en sécurité, faire la demande de sécurité, valider la facture de la compagnie de sécurité et charger la sécurité au client</p> <p></p> <p></p> <p>§  Demander aux groupes leurs méthodes de paiement et envoyer le formulaire adéquat</p> <p></p> <p></p> <p>§  Demander le dépôt au client </p> <p></p> <p></p> <p>§  Prendre les dépôts sur carte de crédit et faire entrer les dépôts en chèque aux réceptionnistes</p> <p></p> <p></p> <p>§  Envoyer la confirmation du dépôt au client</p> <p></p> <p></p> <p>§  Ouvrir des comptes maitres et faire le routing demandé par le client (chambres et taxes ou autre)</p> <p></p> <p></p> <p>§  Faire des résumés de groupes et donner les consignes spécifiques s’il y a lieu à chaque département</p> <p></p> <p></p> <p>§  Remplir le rapport de pickup de congrès et autres groupes en réservations individuelles + imprimer group pickup pour 3 mois</p> <p></p> <p></p> <p>Avant l’arrivée des groupes : </p> <p></p> <p></p> <p>§  Attribuer les numéros de chambre des groupes qui arrivent tous en même temps</p> <p></p> <p></p> <p>§  Bloquer les numéros de chambre en Do not move une à la fois</p> <p></p> <p></p> <p>§  Créer les traces ou alertes spécifiques pour les réservations à la demande des clients</p> <p></p> <p></p> <p>§  Préparer une carte de bienvenue</p> <p></p> <p></p> <p>§  Charger les montants totaux du proforma sur la carte de crédit </p> <p></p> <p></p> <p>§  Faire les coupons déjeuners  au besoin</p> <p></p> <p></p> <p>Au départ des groupes :</p> <p></p> <p></p> <p>§  Vérifier les charges, les corriger au besoin et imprimer la référence </p> <p></p> <p></p> <p>§  Vérifier les chambres complémentaires au besoin</p> <p></p> <p></p> <p>§  Envoyer la facture finale au client</p> <p></p> <p></p> <p>§  Remettre le dossier à la comptabilité avec la facture è 0$</p> <p></p> <p></p> <p>Au niveau des congrès</p> <p></p> <p></p> <p>§  Participer à une rencontre précongrès</p> <p></p> <p></p> <p>§  Gérer les demandes additionnelles de chambres avec les responsables de contrats ou les bureaux d’hébergement</p> <p></p> <p></p> <p>§  Remplir le formulaire d’inventaire des bureaux d’hébergement</p> <p></p> <p></p> <p>§  Remplir le formulaire post congrès de Tourisme Montréal</p> <p></p> <p></p> <p>§  Procéder à l’Audit du groupe </p> <p></p> <p></p> <p>§  Prévoir les livraisons de documents ou cadeaux dans les chambres ou à l’arrivée</p> <p></p> <p></p> <p>§  Prévoir l’utilisation de cartes magnétiques spécifiques aux groupes pour les chambres</p> <p></p> <p></p> <p>§  Envoyer le document de no show et de pick up aux bureaux d’hébergement à tous les jours pendant les congrès</p> <p></p> <p></p> <p>Pour les groupes et congrès :</p> <p></p> <p></p> <p>§  Attribuer les nuitées gratuites et les autres concessions </p> <p></p> <p></p> <p>§  Gérer les demandes de départs tardifs avec l’entretien ménager</p> <p></p> <p></p> <p>§  Calculer les commissions de groupes et faire les demandes de chèque</p> <p></p> <p></p> <p>§  Faire des factures individuelles pour certaines chambres</p> <p></p> <p></p> <p>§  Créer les dossiers de groupe et les garder à jour et complets pour la réception</p> <p></p> <p></p> <p>§  Remplir le pick up des groupes pour le mois précédent dans le log</p> <p></p> <p></p> </li></ul>